Kako napisati e-poštu koja dobija odgovore

U poslovnom svetu, email je jedan od najčešće korišćenih oblika komunikacije. Trenutno oko 89 milijardi poslovnih e-poruka biva poslato širom sveta dnevno, ali samo 14 procenata smatraju se važnima. Sa viškom spam-a i nepotrebnim obaveštenjima, nije uvek lako proći kroz buku i otvoriti e-poštu i pročitati . Evo pet saveta za optimizaciju Vaših napora i pisanje e-mail poruke koja dobija odgovore.

1) Kreirajte temu poruke tako da zvuči zanimljivo

Kada osoba primi e-poštu u svom prijemnom sandučetu, jedina informacija koja se prenosi i odmah je vidljiva, jeste osoba koja je poslala poruku i tema poruke. Da bi se mail ikada otvorio na prvom mestu, od presudnog je značaja da privučete svoju pažnju kroz privlačnu temu. U idealnom slučaju, uključićete ime primaoca, jer se radi o trenutnom odgovoru. Takođe treba da napravite naslov koji je relativno kratak i koji će izazvati njihov interes.

2) Budite prijateljski i lično nastrojeni

Kada prođu kroz prvu fazu primaoci koji otvaraju e-poštu, obično će pročitati prvih nekoliko rečenica kako bi odlučili da li žele čitati čitavu stvar ili ne. Ako izgleda kao da nije lično ili zvuči generalizovano, postoje dobre šanse da primalac neće čitati celu e-poštu. Zato biste trebali biti prijateljski nastrojeni i izjaviti ko ste i zašto im šaljete poruku putem e-pošte. Kad god ste kontakt osobe dobijali iz zajedničkog izvora, pametno je navesti ko je taj izvor i vaš odnos prema njima. Obavezno prilagodite svoj e-mail koliko god je to moguće.

3) Budite kratki i jasni

U doba informisanja, mnogi ljudi imaju raštrkanu pažnju kao u gnezdu i ne žele čitati kroz dugotrajan sadržaj. Shodno tome, važno je skupiti sve vaše informacije u najmanju moguću količinu teksta. Pređite što pre na stvar i ne gubite vreme sa nepotrebnim nadogradnjama i verovatno ćete napraviti e-poštu koja će dobiti odgovore. Zapamtite da ako postoji više informacija o kojima treba detaljnije razmatrati, uvek možete to spomenuti kroz korespondenciju.

4) Kreirajte lako svarljiv tekst

Pravljenje teksta tako da bude lako štivo za čitanje jako je važno, a postoje tri glavna pravila za formatiranje. Prvo, informacije treba razvrstati u logične stavke koje razdvajaju vaše misli. Drugo, svaki stav ne bi trebalo da sadrži više od tri rečenice, jer to olakšava očima. Treće, ako uključite listu bilo koje vrste, pametno je da ih formatirate kao bullet-e ili brojeve kako biste ubrzali procesuiranje i upijanje informacija.

5) Tražite odgovor

Najzad, morate ljubazno zamoliti osobu za follow up ili feedback. Možda biste zatvorili e-poštu tako što ćete reći nešto poput “molim vas da me obavestite što je pre moguće” ili “radujem se vašem odgovoru.” Ovaj jednostavan korak može znatno povećati šanse da vaša e-pošta dobije odgovore.